Bienvenido a Asesorías FHL

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ASESORÍAS FHL

I. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ASESORÍAS FHL (en adelante “ASESORÍAS FHL ”), teniendo en cuenta su condición de responsable

del tratamiento de datos personales, comprometido con la seguridad de la información personal

sus usuarios, clientes, proveedores, accionistas, empleados y público en general, y con la finalidad

de dar estricto cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales,

en especial por lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 20121, el Decreto 1377 de 2013 y

demás disposiciones que las modifiquen, aclaren, adicionen o complementen, se permite

presentar la Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la

“Política”).

1 La Ley 1581 de 2012 tiene como objetivo: “[...] desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política [...]”.2Artículo 15 de la Constitución Política.

En esta Política, ASESORÍAS FHL detalla los lineamientos generales que se tienen en cuenta a

efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, la finalidad de la recolección de la

información, los derechos de los Titulares, el área responsable de atender las consultas, quejas y

reclamos acerca del tratamiento de los datos personales que este recoja y maneje, así como los

procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

La Política se aplicará a todo Tratamiento realizado por la Compañía, sus empleados,

representantes, agentes y contratistas y, en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que

se acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada con el

Tratamiento de Datos Personales en el territorio de la República de Colombia.

La Política está dirigida a todos los Titulares cuyos Datos Personales sean sometidos a Tratamiento

como consecuencia o con ocasión de la relación que tengan con la Compañía, sea que dicho

Tratamiento sea realizado por la Compañía o por terceras personas que lo hagan por encargo.

ASESORÍAS FHL, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data2, solo recolecta Datos

Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal

efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales, que eviten la

adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento sobre los Datos

Personales.

II. DEFINICIONES

Los términos definidos a continuación, tendrán el significado que a continuación se indica. En caso

de existir cualquier diferencia entre los términos aquí definidos y los establecidos en la Ley 1581

de 2012, se preferirán aquellos.

(a) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas

naturales determinadas o determinables.

(b) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos

públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a

su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden

estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines

oficiales y sentencias judiciales.

su discriminación.

(d) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí

misma o en asocio con otros, realice Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable

del Tratamiento.

(e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o

en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para el caso

concreto, será ASESORÍAS FHL.

(f) Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales: Se refiere al presente

documento.

(g) Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

(h) Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del

Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia envía la información de los Datos

Personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o

fuera del país.

(i) Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero de los

mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación

tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del

Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.

(j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales

como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

III. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de

los Datos Personales son los siguientes:

(a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la

Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella, en el

Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que la desarrollen, así como a lo dispuesto en

la presente Política.

(b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a unas finalidades legítimas de acuerdo

con la Constitución y la Ley, la cual será informada al titular.

expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin

previa autorización, salvo que exista mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

(d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz,

completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos

parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

(e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a

obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información

acerca de la existencia de datos que le conciernan.

(f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento estará sujeto a los límites que se

derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá

hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley 1581 de

2012.

(g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del

Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas,

humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su

adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

(h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos

personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la

información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende

el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello

corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y según los términos de la

misma.

IV. AUTORIZACIÓN

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de

ASESORÍAS FHL requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los

mismos.

ASESORÍAS FHL, al momento de la recolección de Datos Personales, solicitará una autorización a

los Titulares, informado sobre las finalidades específicas del Tratamiento para los cuales se obtiene

dicho consentimiento.

ASESORÍAS FHL no suele recolectar Datos Personales de menores de 18 años. Sin embargo, en el

evento de requerirlo, solicitará el consentimiento de padres, tutores o representantes legales

antes de realizar el Tratamiento. Para el Tratamiento de estos Datos Personales la Compañía se

asegurará de responder y respetar el interés superior del menor de 18 años, (ii) asegurará el

respeto de sus derechos fundamentales y, (iii) escuchará al menor para valorar su opinión de

acuerdo con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

En el caso de los Datos Personales sensibles, se le informará al Titular que dichos datos

corresponden a la categoría de “Datos Sensibles”, con lo cual no se encuentra obligado a autorizar

su Tratamiento. En todo caso, la Compañía le informará expresamente las finalidades para las

cuales solicita Datos Sensibles y observará estrictamente las limitaciones legales al Tratamiento de Datos Sensibles.

La Compañía someterá a Tratamiento los Datos Sensibles únicamente cuando el Titular haya

otorgado su autorización, salvo en los casos en que la ley no requiera de dicha autorización.

La Compañía no condicionarán, en ningún caso, ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles.

La autorización de los Titulares, podrá manifestarse por cualquiera de los siguientes medios: (i)

escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma

razonable que fue otorgada la autorización.

Así pues, la autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos,

Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o

mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el

consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que

de no haberse surtido una conducta del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y

almacenados en la Base de Datos. La autorización será generada por ASESORÍAS FHL y será puesto

a disposición del Titular con antelación y de manera previa al Tratamiento de sus Datos

Personales.

ASESORÍAS FHL conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los

principios de confidencialidad y privacidad de la información.

De conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, esta autorización no

será necesaria cuando la información se refiera a: (i) Información requerida por una entidad

pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos

Públicos; (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por

la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil

de las Personas.

V. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

ASESORÍAS FHL, en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por

estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; recopila constantemente datos

para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar los

siguientes y que al aceptar esta política usted expresamente autoriza:

 La prestación de servicios de asesorías Financieras, Contables, Humanas y Legales y en la producción de herramientas que faciliten el ejercicio de la profesión.

 La representación de personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras dedicadas a la prestación de los servicios indicados.

 La constitución de sociedades de cualquier naturaleza o el ingreso a las ya constituidas.

 Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.

 Compartir con terceros que colaboran con ASESORÍAS FHL y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información.

 Actividades de estudios estadísticos.

 Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Compañía o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.

 Ejecutar las obligaciones derivadas de los contratos en los cuales ASESORÍAS FHL es parte.

 Soportar los procesos de auditoría de la Compañía.

 Confirmar los datos necesarios para la entrega de productos y/o prestación de servicios.

 Realizar encuestas de satisfacción.

 Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre ASESORÍAS FHL y el Titular.

La información suministrada por el Titular, solo será utilizada para los propósitos aquí señalados y

una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, los mismos podrán ser

eliminados de las bases de datos de ASESORÍAS FHL o archivados en términos seguros a efectos de

solo ser divulgados cuando la ley así lo exija.

ASESORÍAS FHL , dentro de su objeto social y con la finalidad de desarrollar las actividades antes

referidas, recolecta de sus Titulares información referente a sus Datos Personales, como por

ejemplo: nombres y apellidos, dirección, fecha de nacimiento, teléfono, documento de identidad,

correo electrónico, datos laborales, datos familiares, datos de formación académica, entre otros.

No obstante, ASESORÍAS FHL podrá solicitar los Datos Personales que considere necesarios para

su operación, los cuales serán informados debidamente por la Compañía a más tardar al momento

de la recolección. Todos los Datos Personales recolectados podrán ser almacenados y alojados en

Colombia y/o en el exterior.

VI. PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de ASESORÍAS FHL provienen de la

información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de su objeto social,

los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus usuarios,

clientes, proveedores, accionistas, empleados y/o público en general.

El sitio web de ASESORÍAS FHL, la línea de atención telefónica, y los contratos comerciales y

laborales, entre otros, son los medios a través de los cuales ASESORÍAS FHL obtiene los Datos

Personales a los que hace referencia la presente Política.

Los Datos Personales recolectados por ASESORÍAS FHL serán tratados de acuerdo con lo

establecido en la Ley 1581 de 2012, de conformidad con las autorizaciones impartidas por los

Titulares de la información, y exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la

presente Política.

1. PROCEDIMIENTO PARA CONOCER LA INFORMACIÓN:

En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares,

ASESORÍAS FHL determina que el procedimiento para conocer la información que posee del titular

en sus bases de datos, es el siguiente:

Quién desee conocer la información que ASESORÍAS FHL almacena en sus bases de datos, deberá

enviar una comunicación al correo electrónico gerencia@asesoriasfhl.com o a la dirección Carrera

58 No. 77 -41, Medellín, Antioquia, Colombia, en la cual manifieste su intención de conocer la

información que sobre el Titular se encuentra en las bases de datos de ASESORÍAS FHL , y en la

cual informe una dirección o correo electrónico en el cual se le pueda dar respuesta.

Esta comunicación deberá estar suscrita por (i) el Titular, quien deberá acreditar su identidad en

forma suficiente; (ii) los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad; (iii) el

representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o

apoderamiento; o (iv) por estipulación a favor de otro o para otro (en adelante y en su conjunto

los “Interesados”).

El Área Responsable dará respuesta al Titular o al interesado en un término máximo de diez (10)

días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación, al correo electrónico o

dirección física que haya especificado en la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta

dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y

señalando la fecha en que se atenderá la consulta, caso en el cuál el tiempo de respuesta se

extenderá en cinco días hábiles adicionales.

La consulta de la información por parte del Titular o interesado será gratuita, siempre y cuando

sea (i) al menos una vez cada mes calendario, o (ii) se realice con motivo de una modificación

sustancial de la presente política de Tratamiento de la información.

En caso de que la consulta se haga con una periodicidad mayor a la establecida, ASESORÍAS FHL

podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de

documentos en que haya incurrido para el efecto.

2. PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR LA INFORMACIÓN:

Los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes, podrán en todo momento, solicitar a

ASESORÍAS FHL la actualización, rectificación o supresión de sus datos y/o revocar la autorización

del tratamiento por parte de ASESORÍAS FHL de los mismos, mediante la presentación de un

reclamo al siguiente correo gerencia@asesoriasfhl.com o a la dirección Carrera 58 No. 77 -41,

Medellín, Antioquia, Colombia, en el cual se indiquen los hechos que dan lugar al reclamo, la

dirección física o correo electrónico en el que se debe dar respuesta, y los documentos que se

quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a

la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha

del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha

desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien

corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al

solicitante.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga

"reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha

leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del

día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho

término, se informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su

reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento

del primer término.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la

autorización, no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual con ASESORÍAS

FHL.

VII. INFORMACIÓN Y MECANISMOS DISPUESTOS POR ASESORÍAS FHL COMO RESPONSABLE DEL

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón social ASESORÍAS FHL

NIT 1.036.615.074 - 7

Domicilio MEDELLÍN – COLOMBIA

Dirección Carrera 58 No. 77 -41

Teléfonos 310 530 17 99

Correo electrónico gerencia@asesoriasfhl.com

Página Web http://asesoriasfhl.com